Ti capita di pensare che in una giornata non ci siano mai abbastanza ore? Non può essere più vero di quanto non lo sia per un project manager. Il mare apparentemente infinito di elementi in movimento, i post-it, i fogli di lavoro e il numero incessante di file nel migliore dei casi possono essere schiaccianti. Per molti, anche se il nuovo sistema di lavoro ibrido ha portato notevoli benefici in termini di libertà individuale, ha anche ulteriormente esasperato lo stress di lavorare in maniera efficiente come team.
Anche se lavori in uno studio, può essere un'impresa ardua coordinare le azioni del team, distribuire equamente il carico di lavoro, monitorare i progressi e condividere risorse, il tutto rispettando i vincoli del budget e delle scadenze. Una gestione efficiente rappresenta uno dei fattori più critici per il raggiungimento del successo - o del fallimento - aziendale o di un progetto. Una gestione inefficace può comportare:
Un software di project management è tutto quello di cui hai bisogno in un solo posto. Il software di punta del settore prende tutti quegli elementi distinti che sono così importanti per il successo di un progetto (ma di cui è facile perdere traccia) e li integra in un'unica interfaccia intuitiva. Assegnazione dei compiti, monitoraggio dei progressi e delle risorse, budget, reporting, collaborazione e file essenziali... ogni cosa sarà a portata di clic per chiunque ne abbia bisogno.
Vediamo più nel dettaglio alcuni dei modi in cui un software di project management può venirti incontro:
La piattaforma di HubSpot è composta da sei prodotti principali: marketing, vendite, servizio clienti, gestione dei contenuti, operazioni e commercio. All'interno di questo software si trova Projects, uno strumento semplice di gestione progetti che elimina funzionalità superflue, concentrandosi esclusivamente su ciò che è essenziale per portare a termine il lavoro. Hai la possibilità di creare più progetti, supervisionare i membri del team, creare numerose attività e assegnarle a chiunque nel tuo team.
Man mano che crescono le tue esigenze, è qui che Hubspot si distingue davvero. Poiché è integrato in un completo strumento di marketing, avrai accesso a più di sole funzionalità di base di gestione progetti. Avrai la possibilità di raccogliere informazioni di contatto tramite moduli, mantenere l'interazione con i lead attraverso il marketing via email, consegnare messaggi mirati tramite pagine di destinazione e migliorare l'interazione con i visitatori del sito web tramite chat live. Se trovi una particolare funzionalità mancante, come un diagramma di Gantt, puoi trovarla comodamente nel Marketplace delle App di HubSpot, che vanta più di 1500 app.
È anche piuttosto semplice iniziare con i Progetti di HubSpot, a differenza di molti altri complicati strumenti di gestione progetti. Anche se non sei esperto di tecnologia, puoi facilmente comprendere la sua funzionalità di lista di base. I membri del team possono adattarsi rapidamente, specialmente con la funzione di trascinamento e rilascio che rende l'organizzazione di attività e progetti un gioco da ragazzi. Anche se ci sono molti piani e scelte diversi, puoi iniziare con il piano gratuito per vedere come HubSpot ti aiuta. Poi, se ne hai bisogno di più, è facile passare a un piano superiore e ottenere funzionalità aggiuntive.
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Se il tuo team ha bisogno di uno strumento di gestione progetti versatile, che tu utilizzi o meno metodi Agile, ClickUp è una scelta eccellente. Ha molti strumenti che puoi adattare alle esigenze del tuo progetto e monitorare i progressi, così da poter allocare le risorse in modo preciso.
Una caratteristica distintiva che differenzia ClickUp è la sua funzione di visualizzazione della chat. Simile alle piattaforme di messaggistica popolari come Microsoft Teams o Slack, consente a te e al tuo team di comunicare in tempo reale, discutere aggiornamenti del progetto, condividere file e risolvere problemi in modo fluido, il tutto senza dover abbandonare l'ambiente di gestione del progetto. Centralizzando la comunicazione all'interno di ClickUp, puoi rimanere concentrato e organizzato, riducendo al minimo le distrazioni e aumentando l'efficienza complessiva.
Anche se ClickUp potrebbe sembrare travolgente a prima vista, scoprirai rapidamente che diventa molto più user-friendly una volta inseriti i dati di base delle attività. La piattaforma prende l'iniziativa di compilare diverse viste del progetto per te, riducendo significativamente il processo di configurazione. La gestione delle attività diventa anche più semplice con l'aiuto dell'assistenza AI, che genera descrizioni delle attività e delle sotto-attività, garantendo flussi di lavoro più fluidi. Inoltre, ClickUp University offre percorsi di apprendimento personalizzati progettati per diversi livelli di competenza, fornendo supporto personalizzato per aiutarti a superare la curva di apprendimento e padroneggiare la piattaforma con sicurezza.
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Monday.com ha tutto ciò di cui uno strumento di gestione dei progetti ha bisogno e anche di più. Puoi utilizzare questo strumento basato su cloud per creare e personalizzare i flussi di lavoro, collaborare con i membri del team in tempo reale, assegnare attività, stabilire deadline, monitorare i progressi, e molto altro. Inoltre, la piattaforma elabora report visivi e analisi per aiutarti a comprendere le performance del progetto e a individuare le aree di miglioramento. Monday.com dispone anche di una pletora di integrazioni, tra cui Slack, Microsoft Teams, Zoom, Google Drive, Dropbox, Asana, Trello, QuickBooks, Shopify e tanti altri. Funziona anche con le più diffuse applicazioni per il time tracking, come Clockify, Timely, Toggl e Harvest, così che i team possano tenere traccia del tempo che dedicano alle diverse attività e ai progetti. Monday.com dispone di oltre 50 integrazioni, per cui è possibile fare della sua dashboard la propria area di lavoro personale.
Monday.com è un eccellente strumento di gestione dei progetti che offre sia flessibilità manuale che automazione. È possibile personalizzare e automatizzare tutto con facilità, sia che lo si utilizzi per tenere traccia delle attività settimanali che per gestire progetti più complessi e in corso. L'approccio di Monday.com è tutt'altro che una soluzione adatta a tutti, poiché le sue schede sono interamente personalizzabili per soddisfare le esigenze specifiche del team. Elaborando un programma di routine e lasciando che l'applicazione gestisca il resto, l'intera gestione dei progetti viene così semplificata senza ricorrere a fogli di lavoro o al monitoraggio manuale. Puoi persino assegnare alle attività etichette e codici colore in base alla priorità (rosso per le attività urgenti, giallo per quelle in corso, per intenderci). Occhi stanchi? Prova la modalità scura o notturna. Inoltre, Monday.com offre dei tutorial per aiutare gli utenti a navigare tra funzioni complesse come le integrazioni, i plugin e l'automazione del flusso di lavoro, rendendolo una scelta eccellente anche per chi non ha dimestichezza con gli strumenti di project management.
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Che sia per un team di 15, 30 o 500 persone, utilizzare il giusto strumento di project management può semplificare la vita lavorativa di tutte le persone coinvolte. Ma da dove iniziare, con così tante app di project management presenti sul mercato? Essendo il nostro un team che si destreggia regolarmente tra persone e progetti, l'uso di questi strumenti non è certamente una novità, per noi. Ecco i fattori di cui abbiamo tenuto conto nel selezionare i marchi che rientrano nella Top 10 di quest'anno:
Molti sistemi di gestione dei progetti offrono soluzioni complete di integrazione con software di terze parti. Uno dei più grandi punti di forza di questi sistemi è che consentono una gestione completa del progetto da un'unica interfaccia. Per questo motivo, le e-mail e altre piattaforme di comunicazione come Slack, i software di contabilità, le CRM e così via possono essere integrati in un sistema di gestione dei progetti.
Poiché le aziende Fortune100 sono dotate di molti dei principali sistemi di project management, la necessità di disporre di una protezione avanzata dei dati diventa elevata. Ecco perché un nome affidabile nel settore è molto importante. Molte società sono certificate ISO e, tra le altre certificazioni, possiedono lo Scudo UE-USA per la protezione e lo scambio dei dati personali. Come sempre, è importante che tutti i dipendenti mettano in pratica misure a protezione della privacy dei dati, che siano di formazione globale.
Come per ogni nuovo software, è probabile che si verifichi un periodo di avviamento di un certo livello. Le funzioni di base di un software di gestione dei progetti sono spesso piuttosto intuitive. Per quanto riguarda quelle più avanzate, potrebbe essere necessario un po' più di tempo affinché tutto il team ne comprenda il funzionamento. Tuttavia, l'enorme vantaggio è che probabilmente sarà l'unico software di cui avrai bisogno. Avere tutto in un unico posto elimina, infatti, la necessità di dover studiare ogni tipologia di programma diverso, aumentando l'efficienza sia in termini di gestione dei progetti che di formazione continua.
Tra i sistemi di gestione dei progetti, il costo può variare ampiamente. Le variabili principali, generalmente, sono le dimensioni del team e le funzioni avanzate di cui vogliamo che disponga. Per un project manager, è importante considerare il costo di qualsiasi nuovo sistema e assicurarsi che il budget sia ragionevole. Fortunatamente, se il sistema è adatto alle dimensioni e alle esigenze del tuo team, probabilmente il prezzo sarà interamente compensato dall'aumento della produttività e del tasso di successo del progetto. Ricorda che, mediamente, il 12% di un budget va sprecato a causa dell'inefficienza della gestione, un numero che può essere notevolmente ridotto ricorrendo al giusto software di project management.
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